Olá gestor, se você chegou neste conteúdo, pode ser que tenha algumas dúvidas de como criar um planejamento da rotina do seu representante comercial com uma rotina diária, semanal, mensal e até trimestral que seja produtiva para você e sua equipe. Contudo, para que você consiga fazer um planejamento de rotina eficaz para seus representantes é preciso pensar na sua empresa como macro e em cada um dos seus representantes levando em conta suas individualidades.

 

Pensando no macro, criamos os seguintes passos para fazer um planejamento da rotina do seu representante comercial:

 

1. Tenha objetivos claros

Quais são os objetivos de uma rotina como representante comercial? 

Aqui é preciso estar ciente que os dois querem aumentar as vendas, porém, a empresa quer também expandir a base de clientes e melhorar a relação com os clientes atuais. Mas, como fazer com que seus representantes estejam na mesma página? Com ferramentas que auxiliam no processo comercial e dão mais tempo para você, gestor, cuidar e aperfeiçoar a sua equipe.

 

2. Saber quais são as atividades necessárias

Depois de alinhar os objetivos entre empresa e representante comercial, é necessário identificar as atividades necessárias para alcançá-los. Utilizando o exemplo acima que acaba sendo uma verdade entre as duas partes, as atividades podem incluir conhecer novos prospects nas áreas que cada representante atende, visitar seus clientes e ter ferramentas que auxiliam em saber o melhor momento e até quais produtos se pode oferecer em novas visitas entre outros.

 

3. Priorizar as atividades

Quais são as prioridades de acordo com sua importância e urgência? Isso ajudará você e seu representante comercial a se concentrarem nas tarefas mais importantes e garantir que elas sejam concluídas primeiro. Entre tanto, isso envolve ter informações sobre todos seus clientes à disposição da sua equipe de forma centralizada e de fácil acesso. Recomendamos a utilização de softwares como um Força de Vendas e um CRM caso esteja passando por problemas como:

 

• Informações descentralizadas
• Pós-vendas sem resultados
• Time desfocado
• Falta de organização
• Insatisfação dos clientes
• Falta de previsões
• Falta de controle da equipe comercial
• Falta de atingimento de metas
• Carteira com muito cliente negativado
• Pouca produtividade de representantes comerciais
• Pedidos com erro
• Falta de visão das oportunidades para cada cliente

 

4. Definir uma agenda

Com base nas atividades já estruturadas, é importante criar uma agenda diária e semanal visando o mês todo (sim o planejamento não pode ser de curto prazo) que permita que você execute todas as tarefas importantes. E é nesse momento, caro gestor que deve se levar em conta que seu representante comercial, que sai vender seus produtos, é um ser humano! O seu maior desafio sempre esteve e estará no emocional das pessoas e a cada dia, entender de pessoas deixa de ser uma habilidade exclusiva do RH e passa a ser matéria prima para quem quer construir um time de vendas sólido e de alta performance. Ter uma agenda que inclua rotas otimizadas, nos clientes mais “quentes” para fechar e horário de descanso, almoço etc é o melhor caminho para isso.

 

5. Ajustar a rotina

À medida que você e seus representantes começam a seguir suas novas rotinas, o  monitoramento do progresso deve ser analisado e acabar assim, fazendo ajustes conforme necessário. Isso garantirá que todos estejam em sintonia, melhorando e o mais importante: alcançando objetivos de forma saudável e produtiva.

O planejamento de rotina é uma ferramenta importante para ajudar você a gerenciar e otimizar seu tempo e de todos da sua equipe. Não, nós não temos a fórmula mágica para manter seu time sempre motivado, mas nós temos a fórmula mágica que vai te dar TEMPO, para acompanhar e motivar a sua equipe alcançar seus objetivos como representante comercial. Portanto, dedique tempo para criar um plano que funcione para você e todos da sua equipe, sempre ajuste-o conforme necessário. Com isso, você estará no caminho certo para alcançar os objetivos da empresa e de cada colaborador.

Bom, agora que você gestor compreende de forma macro o planejamento da rotina dos seus representantes comerciais, vamos ao checklist!

 

1. Tempo para identificar clientes potenciais

O representante comercial pesquisa e identifica empresas e clientes potenciais que possam estar interessados nos produtos da sua empresa. Lembra o que falamos sobre alinhar os objetivos da empresa com os do representante? Depois disso, será mais fácil de trabalhar com novas oportunidades.

 

2. Realizar contatos e visitas

O representante comercial entra em contato com esses clientes potenciais para agendar uma visita ou uma reunião.

 

3. Apresentar produtos e serviços

Durante a visita, o representante comercial apresenta os produtos ou serviços da empresa, explica seus benefícios e tira dúvidas do cliente. Pois, é neste momento que ter um catálogo dos produtos atualizado é essencial para passar segurança e dar mais chances para fechar negócio.

 

4. Negociar e fechar vendas

É aqui que não pode dar problema! Seu representante deve estar munido de informações sobre seus clientes como:

 

• Catálogo de Produtos atualizado
• Cadastro completo de clientes, prospects e contatos
• Validação da Política Comercial
• Políticas comerciais definidas
• Promoções

 

Tendo todas essas ferramentas na palma da mão do seu representante ele pode negociar preços, condições de pagamento e outros aspectos relevantes para a venda seguindo à risca a política comercial da sua empresa onde o pedido cai direto no ERP sem retrabalho passar o pedido (e possíveis erros). Fica fácil assim, né?

 

5. Gerenciar relacionamentos com clientes existentes

Você sabe, o representante comercial também mantém contato regular com os clientes existentes. Contudo, se isso não acontece como você acredita que deveria acontecer (voltamos nos objetivos sincronizados) é possível utilizar ferramentas que auxiliam na agenda do seu representante. 

Vou te explicar: para manter um relacionamento saudável e identificar oportunidades de vendas adicionais, é crucial ter informações, insights e avisos diários. Um cliente pode não fazer compras com sua empresa no início do mês por exemplo e para manter o relacionamento, seu representante (que sabe que ele não compra no início do mês) pode já ir conversando sobre como está o estoque do cliente, perguntando como as pessoas reagem ao produto… são muitos insights que podem ajudar na melhora do produto! Além disso, é bom saber que você é valorizado, não é?! É assim que seu cliente se sentirá sabendo que as informações dele contam para a melhoria de todos. 

 

6. Participar de eventos de networking

O representante comercial pode participar de eventos de networking para conhecer novos clientes e aumentar sua rede de contatos? Pode sim! E tendo uma agenda organizada, fica mais fácil ainda de agilizar estes encontros e encontrar novos clientes para vocês.

 

7. Reportar vendas e progresso

O seu representante comercial não precisa reportar as vendas diretamente para você, gestor… Pois, isso é ultrapassado e acaba gerando problemas bem evitáveis como desencontro de informações e e-r-r-o-s. Utilizando a ferramenta para otimizar seu Força de Vendas, todos os dados do cliente, compra, financeiro e histórico estarão no mesmo lugar com fácil acesso. Você gestor, pode ter controle de todas as tarefas da sua equipe em forma de relatórios e dashboards em poucos cliques e sem precisar passar tempo juntando informações de todos os cantos.

 

Em suma, agora que você já atualizou sua forma de planejar a rotina da sua equipe comercial, está na hora de ter as ferramentas de Força de Vendas, CRM e Indicadores de Resultados que falamos neste conteúdo. Entre em contato ainda hoje com nossa equipe, nós podemos te ajudar a crescer mais!